Wanneer u een e-mail verstuurt naar een klant dan mailt de server van Exact Online namens uw e-mailadres naar de klant. Dit e-mailen namens een ander wordt niet door alle mailhosts geaccepteerd. U kunt daarom in de host aangeven welke adressen wel namens de host iets mogen versturen. Dit kan de reden zijn dat bij klant A wel de facturen ontvangen worden vanuit Exact Online en bij Klant B helaas niet. Uiteraard is hier wel een oplossing voor.
Dit kan opgelost worden met SPF records die u vastlegt in uw DNS mailserver. Dit is iets wat vrij technisch is en waarschijnlijk uitgevoerd dient te worden door een IT’er of iemand met kennis van uw mailprovider en server.
Met Sender Policy Framework (SPF) legt u via DNS vast welke mail servers op het internet mail mogen versturen uit naam vanaf uw domein. Als een e-mail niet door de controle van SPF komt, is de kans groot dat het om een spam bericht gaat.
Voor het aanmaken van een SPF record heeft u toegang nodig tot het DNS beheer van uw domein. Hier volgt het stappenplan:
- Log in op de beheerconsole van uw domein.
- Zoek de pagina waar u de DNS-records kunt bijwerken. Hiervoor moet u mogelijk de geavanceerde instellingen activeren.
- Maak een record in .txt-formaat aan met de onderstaande tekst:
v=spf1 include:_spf.exactonline.nl ~all
- (Optioneel) Voeg het IP-adres of het argument include toe voor het argument ~allom nog een mailserver (bijvoorbeeld de mailserver of Google-server van uw bedrijf) te machtigen. Gebruik het formaat ip4:adres of ip6:adres.
Voorbeeld:v=spf1 ip4:xxx.xxx.xxx.xxx include:_spf.exactonline.nl ~all of
v=spf1 include:_spf.exactonline.nl include:_spf.google.com ~all
- Als u meerdere SPF-records hebt, moet u ze in één record samenvoegen met de argumenten ip4 en include:. Bekijk de voorbeelden die de verschillende bedrijven zelf geven voordat u SPF-records samenvoegt.
Voorbeeld:v=spf1 A MX include:spf.constantcontact.com include:spf.google.com include:spf.mandrillapp.com ~all
(Wanneer u Office 365 gebruikt, hebt u mogelijk ook aanvullende SPF-records nodig. U kunt controleren of uw configuratie meerdere SPF-records heeft via http://mxtoolbox.com/supertool.aspx?action=spf%3aexactonline.nl#
U kunt uw SPF-records controleren op (tik)fouten via http://mxtoolbox.com of http://www.mail-tester.com) - Sla de wijzigingen op. Het kan tot 48 uur duren totdat de DNS-records worden doorgegeven.
Wij vertrouwen er op u hiermee van dienst te zijn. Hebt u vragen over dit onderwerp dan kunt u via onze Contactpagina en bericht achter laten.
